Feu de forêt en France : comment protéger ses documents d’entreprise en cas de catastrophe ?

protéger ses documents d'entreprise

Les températures élevées et les vents forts ont compliqué les efforts de lutte contre les incendies dans les régions atteintes de feu de forêt en France.

Aucune victime n’a été signalée jusqu’à présent dans les incendies, mais quelques maisons, entreprises, voitures et certainement de nombreux documents officiels ont été endommagés.

Lors d’une catastrophe, il se peut que vous n’ayez que quelques minutes pour vous échapper et qu’il vous soit impossible d’emporter vos biens précieux.

Cependant, vous pouvez prendre des mesures pour protéger les documents précieux dont vous aurez besoin pour reconstruire votre vie et sauver votre entreprise après la catastrophe.

Voici des conseils utiles pour mettre vos documents précieux à l’abri des catastrophes.

Ce qu’il faut faire pour protéger les documents importants

Faites l’inventaire de tous vos documents importants. Envisagez d’utiliser une application pour vous aider à organiser les informations plus rapidement. Si le nombre de documents est important, prenez votre temps pour organiser les organiser en catégories, tel que :

Document concernant votre maison

Les documents nécessaires à votre identification et celle de votre famille comprennent les pièces d’identité, les extraits de naissance, de mariage ou de divorce, les passeports, les permis de conduire, les papiers de propriété des animaux domestiques, etc.

Documents financiers et juridiques d’entreprise

Si vous voulez protéger vos documents d’entreprise d’une catastrophe, vous devez les classer par ordre d’importance et par section.

Pour cela, l’utilisation d’un tampon encreur est indispensable. Les mentions apposées vous permettent de reconnaître instantanément à quelle catégorie appartient un document et son degré d’importance.

Dans ce volet, un large éventail de documents est rencontré, notamment des contrats de prêt hypothécaire, des cartes de crédit, des prêts automobiles, des polices d’assurance, des factures de services publics, des déclarations fiscales, etc.

Documents médicaux

Les informations médicales peuvent varier considérablement d’une personne à l’autre et peuvent inclure l’assurance maladie, les ordonnances, les documents relatifs aux handicaps ou les coordonnées des médecins.

Les bons réflexes à avoir en cas d’incendie

Conservez tous vos documents physiques au même endroit

Si une catastrophe survient dans votre entreprise, vous aurez peut-être le temps d’emporter des documents précieux si vous les conservez tous dans un seul contenant.

Conservez vos documents à la maison dans un coffre-fort, un classeur ou une boîte à clé que vous pourrez emporter avec vous en cas de catastrophe.

Toutefois, assurez-vous que le contenant est étanche et ignifuge et que vous le gardez dans un endroit facilement accessible. Vous pouvez également conserver vos documents dans un coffre-fort dans une banque.

Faites des copies

Faites des copies papier ou des duplicatas originaux de tous vos documents clés afin de disposer d’une solution de secours si vos documents originaux sont perdus, endommagés ou détruits.

Stockez les copies dans un endroit différent de celui où vous conservez les originaux vous permet de les retrouver et de les sauver en cas de catastrophe.

Stockage électronique

Créez des copies électroniques de chaque document et stockez-les dans un service de stockage en ligne sécurisé, sur un CD ou un dispositif de stockage portable.

Utilisez un scanner ou rendez-vous dans un centre de copie pour créer votre collection de documents électroniques.

Évidemment, les fichiers électroniques ne peuvent pas être affectés par un incendie ou une inondation, mais veillez à protéger votre dispositif de stockage et à vous souvenir du mot de passe de votre compte.

Protégez les appareils de votre entreprise

Sans enfermer vos appareils dans une boîte ignifuge, il n’y a aucun moyen de garantir la protection de vos appareils contre un incendie.

Cependant, vous pouvez prendre de nombreuses mesures pour minimiser les pertes que vous pourriez subir en cas d’urgence. Tout d’abord, nous vous encourageons à vous assurer que chaque appareil est entièrement assuré par une assurance professionnelle ou par votre propre assurance.

Assurez-vous que l’assurance couvre les dommages accidentels, le vol et les dommages causés par une catastrophe.    Prenez le temps de réfléchir à ce que vous feriez si un appareil était endommagé lors d’un incendie. Comment récupéreriez-vous les données tout en sachant que vous êtes protégé ?

Créez une procédure pour votre entreprise pour différents scénarios afin que chacun sache comment réagir si cela se produit. Veillez à ce que chacun sur votre lieu de travail sache qui contacter si une catastrophe se produit, afin que le plan puisse être utilisé et que toutes les données soient restaurées des appareils endommagés.

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