Organisation des factures : les astuces pour ne perdre aucun document

comment bien organiser les factures

La réalisation d’opérations financières dans une entreprise ou un commerce implique le passage par la comptabilité de l’enseigne. Ce passage est obligatoire pour enregistrer toutes les traces financières de l’entreprise et avoir des justificatifs de dépenses à présenter en cas de besoin.

Mais un problème qui survient fréquemment dans ce domaine est la perte des factures. Des solutions existent et voici une sélection des plus utiles que vous pouvez adopter dès aujourd’hui.

Quels documents organiser ?

Les documents issus du fonctionnement quotidien de l’entreprise doivent être classés de façon méthodique afin d’éviter leur perte. Bien que certaines pièces comptables soient plus importantes que d’autres, les factures sur lesquelles le tampon payé a été apposé sont d’une importance prioritaire.

En règle générale les documents que vous ne devez pas perdre dans votre entreprise sont les suivants :

Les documents des clients

Les transactions financières réalisées entre votre entreprise et vos clients doivent être documentées par des factures. Il peut s’agir de factures d’achat ou de remboursement en fonction des échanges que vous avez.

Il est conseillé d’utiliser des tampons encreurs pour apposer la notion de paiement sur ces documents ainsi qu’un tampon dateur pour les classer par ordre chronologique.

Les documents des fournisseurs

Ces documents sont la preuve de votre collaboration avec vos fournisseurs. Il s’agit des contrats d’approvisionnement et des factures fournies par les collaborateurs. Il est conseillé de garder la trace de tous ces documents et de les classer pour ne pas vous perdre lors de la comptabilité.

Les documents du personnel

Comme les contrats signés avec les clients, les fiches de paie, les contrats de travail et l’ensemble des documents prouvant vos liens avec vos employés doivent être organisés dans un ordre logique. Cela facilite la gestion des salariés et le versement des revenus pour chaque employé.

Les documents administratifs

Dans cette catégorie de documents, on retrouve les papiers relatifs aux impôts et les bordereaux de situation fiscale. Leur bonne organisation vous évitera des problèmes avec la chambre des impôts.

Les documents bancaires

Les chèques à encaisser, les relevés bancaires, les prêts et tout autre document émanant de la banque doivent être organisés de façon méthodique.

Les astuces pour ne perdre aucune facture

Afin d’assurer la sécurité de votre facturation, il est important de séparer les étables d’organisation. De ce fait, le premier conseil est de se départager les tâches.

En suivant cette méthode, vous n’aurez plus de mal à gérer vos documents et à les classer. Pour un meilleur résultat, voici les étapes à suivre :

La vérification des documents

C’est l’étape la plus importante pour le classement des factures et autres papiers d’entreprise. Il est important de vérifier toutes les mentions obligatoires qui figurent sur les documents avant de les attester. De ce fait, vous éviterez les papiers incomplets et les doublons.

Les informations que vous devez impérativement vérifier sur vos factures sont :

  • La date et l’heure ;
  • Le numéro de la facture ;
  • Les coordonnées du vendeur ou du client ;
  • Le service fourni ;
  • La somme totale de la facture et la TVA.

Une fois que la facture est approuvée, vous pourrez apposer la mention payé sur le document. Dans certaines situations, il faut vérifier la conformité de la facture et contacter le fournisseur en cas d’erreur.

Toujours enregistrer les documents

Une fois que l’authenticité des documents que vous avez vérifiés est approuvée, vous devez les enregistrer. Cette tâche peut être confiée à une autre personne afin de réduire les erreurs et effectuer une deuxième vérification humaine.

Une solution simple pour ne pas se tromper et économiser du temps est d’avoir recours à des logiciels de suivi de facturation. Ces derniers sont spécialement conçus pour enregistrer les factures et les classer par commande, date et fournisseur.

En utilisant un logiciel spécialisé, vous pouvez transférer vos factures directement à votre comptable. Ce dernier se chargera d’une dernière vérification avant de les approuver.

Des logiciels de gestion de documents d’entreprise existent et permettent de classer les autres types de papiers utiles tels que les contrats et les fiches de paie.

Effectuer les paiements à temps

Lorsque l’entreprise reçoit une facture, elle doit la payer avant la date d’échéance. C’est pour éviter les retards de paiement que le service de comptabilité doit être à jour sur le règlement des factures.

Il est important de mentionner la méthode de règlement de la facture pour un meilleur suivi et une parfaite organisation.

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